Hướng dẫn PC Làm file pdf từ MS Word

Thảo luận trong 'Hướng dẫn chung' bắt đầu bởi 4DHN, 19/6/17.

  1. 4DHN

    4DHN Tiêu Dao

    Như đã hứa với bác @nguyenthanh-cuibap tôi mở topic này viết về vấn đề làm một file pdf có đầy đủ Mục lục, chú thích, header, footer từ MS Word.

    Yêu cầu cài Microsoft Office từ 2010 trở lên, mục đích là để có thêm lựa chọn về header/footer, có thể có thêm tính năng khác nữa. Hướng dẫn này được viết trên nền MS Word 2013. Ở bài viết này tôi có đính lên một file mẫu lấy từ ebook của bác @nguyenthanh-cuibap có chỉnh sửa lại cho nhẹ để có thể đính lên được. File dùng cho việc làm pdf có thể là file do Calibre xuất ra từ epub/prc/mobi cũng được.

    1. Làm cho văn bản gọn gàng:

    Dùng các lệnh Tìm kiếm: ^p và một khoảng trắng (loại bỏ khoảng trống đầu đoạn), một khoảng trắng và ^p (loại bỏ khoảng trống cuối đoạn), cuối cùng là ^l (cái này là break line trong html nó là thẻ <br/>, thay thế bằng ^p. Thay đến khi nào không còn thì thôi.

    [​IMG]

    Nếu trong file có nhiều dòng trống thì cần làm thêm Tìm ^p^p thay bằng ^p. (lưu ý trong các lệnh này phải là chữ thường nhé và cần Replace All).


    2. Làm heading

    Chọn thẻ HOME rồi, để con trỏ vào paragraph cần làm heading và bấm chuột vào cấp heading cần tạo trên menu là xong. Để theo dõi kết quả, có thể bấm tổ hợp Ctrl+F rồi chọn HEADINGS ở cột bên trái.

    [​IMG]

    Để tăng tốc độ làm heading có thể căn cứ vào một mục lục có sẵn (có thể lấy từ epub, từ phần OCR mục lục sách in) để copy một dòng (có thể copy một phần nội dung của Mục lục, nhưng càng dài thì khả năng trùng với đoạn khác càng thấp) vào ô Find của lệnh Find and Replace, ở ô Replace (con trỏ đang trong ô này và ô này không nhập bất kỳ cái gì, kể cả một khoảng trắng), theo đường More (bấm xong thì nó thành Less) / Format / Style / Heading 1 (2, 3...) rồi bấm OK là ô này sẽ có style là Heading 1.

    Sau đó bấm Replace là paragraph có nội dung như trong ô Find sẽ trở thành Heading 1.


    Có thể làm heading nhanh hơn nữa trong một số trường hợp, Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link.

    [​IMG]

    [​IMG]

    [​IMG]

    Trong cả ô Find lẫn ô Replace, khi muốn xóa Style như Heading1, Bold, Italic... thì để con trỏ trong đó và bấm nút No Fomating như hình trên.

    (Tạm dừng để câu view) :D
     

    Các file đính kèm:

    Chỉnh sửa cuối: 19/6/17
    baothoa, MoVo, vqsvietnam and 2 others like this.
  2. tran ngoc anh

    tran ngoc anh Sinh viên năm IV

    Cách này có tạo được bìa như các file pdf của Samsung không?
    Không biết Samsung dùng cách gì mà bìa của các file đó không hoàn toàn là ảnh, mà là các vùng màu xen lẫn với chữ và một ảnh nhỏ, làm cho bìa đó có thể phóng rất to mà không vỡ nét, dung lượng lại nhỏ.

    «GT3»
     
  3. 4DHN

    4DHN Tiêu Dao

    Dùng cách convert từ Calibre thì bìa hoành hơn là dán bìa vào word. Cuốn Bàn về chiến tranh (hiện tại) bìa nhìn khó chịu quá. :D
     
    tran ngoc anh thích bài này.
  4. Ngọc Sơn

    Ngọc Sơn Lớp 8

    Chụp ảnh minh hoạ?
     
  5. tran ngoc anh

    tran ngoc anh Sinh viên năm IV

    Thì như cuốn đắc nhân tâm của Samsung đó, các chữ trên bìa vẫn copy được, và nếu chọn copy hình trên trang bìa thì khi dán qua chỗ khác ta chỉ được một ảnh nhỏ là một phần trong bìa của file gốc, toàn bộ trang bìa đó là tập hợp của chữ, vùng màu (không phải vùng ảnh, có thể là chọn màu cho nền), và một số ảnh nhỏ độ phân giải thấp, nhưng toàn bộ trang bìa đó lại có độ phân giải cao. Nó không phải chỉ là một tấm hình.

    «GT3»
     
  6. tran ngoc anh

    tran ngoc anh Sinh viên năm IV

    Ý anh là bìa này hả? :)


    [​IMG]

    «GT3»
     
  7. tran ngoc anh

    tran ngoc anh Sinh viên năm IV

    Nếu nắm được kỹ thuật tạo bìa của Samsung thì anh Tư sẽ có luôn kỹ năng tạo pdf chuyên để in ra, đảm bảo bìa in không bị vỡ hạt :D

    «GT3»
     
  8. khiconmtv

    khiconmtv Cử nhân

    Dùng Acrobat để tạo file. File này là file Layer PDF, gồm nhiều lớp chồng lên nhau, dưới cùng là lớp nền, có thể là hình nền hoặc 1 nền màu, trên sẽ là các lớp text và hình nhỏ khác bố trí phù hợp.
    Mấy cuốn True PDF sách khoa học mình post đều dùng kiểu này.

    Để lát mình rảnh làm cho 1 file mẫu.
     
    tran ngoc anh thích bài này.
  9. tran ngoc anh

    tran ngoc anh Sinh viên năm IV

    Dạng như player Photoshop ấy hả? Tuyệt rồi.
    Có clip hướng dẫn luôn thì quá tốt :)

    «GT3»
     
  10. 4DHN

    4DHN Tiêu Dao

    Ý anh là trang bìa mà lại có header và footer ấy. Như cuốn về giáo dục miền Nam thì bìa do Calibre tạo ra thì nó kín cả trang.
     
    tran ngoc anh thích bài này.
  11. khiconmtv

    khiconmtv Cử nhân

    File mẫu.
    Có thể copy được chữ 三国演义, chữ Hoàng Trung, hình logo của forum hoặc nguyên hình lớn.
    Dễ lắm, làm như trên Word thôi.

    Làm trên Word rồi Save As thành PDF cũng được nhưng Word dở ở chỗ lúc đầu phải có trang trắng rồi chèn hình nền vào, trong khi Acrobat là tạo luôn trang nền từ hình mình muốn. Với lại khi Word lưu thành PDF là nó dùng máy in ảo PDF nên có phần thừa trên trang như mình từng nói ở vài topic khác.
     

    Các file đính kèm:

    Chỉnh sửa cuối: 19/6/17
    tran ngoc anh thích bài này.
  12. Ngọc Sơn

    Ngọc Sơn Lớp 8

    Làm bìa! Mà trên bìa đó, vừa có chữ, tức: text + hình ảnh (background). Vẫn copy được text đó. Và vẫn xài hình ảnh đó. Ý là như vầy. Đúng không nào? Cái đó dễ mà.
    Làm PDF từ word cũng dễ luôn, quan trọng để làm book thì dàn trang hơi cầu kỳ tí, có khi phải can thiệp mạnh bằng các phần mềm khác nếu đòi hỏi có phần chuyên ngành thôi.
    Các bác dùng code quen rồi mà dùng word thì đôi khi thấy hơi chối chối, ngược ngược. Hồi trước nhà em toàn phải cày cái này đem in khắp nơi mà. Vừa lợi vừa hại thế đó.
     
    Chỉnh sửa cuối: 19/6/17
    tran ngoc anh thích bài này.
  13. 4DHN

    4DHN Tiêu Dao

    3. Làm chú thích

    Để con trỏ sau chữ cần chú thích rồi bấm tổ hợp phím Ctrl+Alt+F là sẽ sinh ra một chỉ số chú thích sau chữ đó và ô footnote bên dưới chân trang. Nhập hoặc copy nội dung chú thích vào đó. Trong trường hợp file word làm từ epub, thì thường sẽ có [1], [2] .... và phần endnotes cuối file. Khi đó sẽ dùng lệnh Find tìm [1] nó sẽ chọn [1], đóng cửa sổ lệnh Find rồi bấm tổ hợp Ctrl+Alt+F thì sẽ sinh ra một chỉ số chú thích cạnh [1]1, để con trỏ ở phần Main Doccument rồi bấm Ctrl+H để khôi phục lệnh Find, tìm đến phần Endnotes cắt nội dung chú thích, bấm Find tiếp, để trở lại chỗ [1] có chú thích, dán nội dung chú thích vào ô footnote của chú thích 1.

    [​IMG]

    [​IMG]

    Lặp lại chu trình với [2] cho đến hết. Khi làm thì cần chú ý cho chỉ số mới và cũ đảm bảo giống nhau. Đây cũng là cách để tránh tình trạng "râu ông nọ cắm cằm bà kia".

    Khi đã xong hết thì ô Find nhập [^#] ô Replace không nhập gì, bấm Replace All để xóa chỉ số cũ có 1 chữ số [1], [2]... [9]. Với chỉ số có 2 chứ số thì ô Find nhập [^#^#], mỗi ^# tương đương với một chữ số bất kỳ.

    Trong ô Footnote nếu chọn tất cả thì có thể căn chỉnh, tăng giảm cỡ chữ riêng phần note, mặc định của Word, cỡ chữ là 10.

    Phần này chắc các cao thủ như @quocsan, @NQK, @inno14... có cách dùng plugin hay macro hay công cụ gì đó để tự động hóa. Làm kiểu nông dân như tôi mệt và oải lắm, lỡ mà có 1000 chú thích thì chắc chết. cute_smiley23

    (sẽ nhập vào post #1 khi viết phần làm Header, Footer)

    Quên mất, ở phần làm chú thích còn cần thêm bước này (sẽ cập nhật vào post trên):

    Để chỉ số chú thích đánh số lại ở mỗi trang thì theo đường REFRENCES/Footnotes:

    [​IMG]


    Rồi chọn Start each page / Apply. Nếu bấm Insert thì nó sẽ thêm một chú thích mới (tương đương với tổ hợp Ctrl+Alt+F).

    Trong trường hợp muốn chuyển thành Endnotes thì chọn Endnotes rồi bấm Convert.

    [​IMG]
     
    Chỉnh sửa cuối: 20/6/17
    nguyenthanh-cuibap thích bài này.
  14. 4DHN

    4DHN Tiêu Dao

    4. Làm Header và Footer

    a. Làm Header:

    Mở một file Word trắng mới rồi chọn thẻ INSERT rồi tìm cả ở phần Header lẫn Footer

    [​IMG]

    để chọn ra cái mình thích, chẳng hạn, dưới ở mục Footer tôi chọn được cái này:

    [​IMG]

    Để con trỏ vào đó, chọn tất (Ctrl+A) rồi cắt (Ctrl+X), mở Header (click chuột vào khu vực Header) của file chính lên dán vào (Ctr+V) là sẽ được Header của nó:

    [​IMG]

    b. Làm Footer.

    Đầu tiên cần thêm Page Number cho Footer: chọn Page Number/Bottom of Page, rồi chọn kiểu đánh số trang,

    [​IMG]

    Chẳng hạn tôi chọn được kiểu này, có thể để con trỏ ở đầu và gõ Enter để đẩy nó xuống (để làm gì sẽ nói sau):

    [​IMG]

    Lại quay lại file Word trắng để tìm một kiểu Header hoặc Footer nào có chứa Heading, chẳng hạn kiểu như hình dưới, copy phần trong ô tô đỏ. Chú ý không copy dính cả số bên cạnh nhé. :p

    [​IMG]

    dán vào dòng trống phía trên của Page Number (ở Footer, đã nói ở trên) trong file chính là xong phần Header / Footer. Có thể căn chỉnh vị trí, tăng giảm cỡ chữ, tô màu, chọn font ... tùy ý.

    [​IMG]
    c. Chia đoạn văn bản, làm Header, Footer mỗi đoạn một kiểu khác nhau

    Để con trỏ ở nơi muốn chia đoạn. Rồi vào PAGE LAYOUT/Breaks/Next Page

    [​IMG]

    Sau đó để con trỏ ở ô Header của đoạn dưới, sẽ thấy ô Link to Previous và Same as Previous sáng. Bấm chuột vào Link to Previous để tắt nó đi. Khi này Header của các đoạn sẽ độc lập với nhau. Làm tương tự với Footer.

    [​IMG]

    Phần cuối cùng sẽ là định dạng lại toàn bộ các phần của cuốn sách, xuất Mục lục và tạo file PDF.

    (Phần này sẽ nhập vào post 1 hặc 2 - mỗi post chỉ được phép không quá 20 hình minh họa - khi viết phần cuối) :D
     
    tran ngoc anh thích bài này.
  15. inno14

    inno14 Lớp 3

    Anh Tư xem cái macro tạo chú thích endnoted, footnoted này xài oke không nhe, em viết vội, chưa test thực tế
    Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link
     
    4DHN and tran ngoc anh like this.
  16. inno14

    inno14 Lớp 3

    Anh Tư ơi, viết vội quên xóa vết làm dấu, em đã update lại, link cũ, anh test lại giúp em.
     
    4DHN thích bài này.
  17. 4DHN

    4DHN Tiêu Dao

    Chạy được, nhưng dạng chỉ số chú thích của phần trên và phần dưới giống y như nhau: [1] và [1], [2] và [2]... [#] và [#] Nội dung chú thích ở dưới thường nằm trong một paragraph (có trường hợp một chú thích có 2, 3 paragraph) sau chỉ số chú thích:

     
  18. inno14

    inno14 Lớp 3

    Chỉ số footnoted em đánh theo kiểu sang trang oánh lại từ đầu mà anh, không đánh liên tục, endnoted thì đánh liên tục. Còn vụ nhiều paragraph thì lúc soạn thảo anh chèn dấu đặc biệt để làm vết ngắt paragraph, xong cả rồi thêm lệnh replace vết đó thành ^p. Cái này anh có thể viết thêm vào macro.
    À, macro này chú thích phải soạn theo cú pháp giống trong file mẫu, sau khi đã đầy đủ chú thích thì mới chạy 1 phát 1.
     
    Chỉnh sửa cuối: 19/6/17
  19. 4DHN

    4DHN Tiêu Dao

    Cái cần nhất là tạo ra chú thích mới từ các cặp chỉ số trong dấu [ ]. Còn vụ đánh lại theo từng trang thì một lệnh của word là xong.
     
  20. inno14

    inno14 Lớp 3

    Các chú thích mình cứ soạn theo cú pháp thui, xong hết click 1 phát xong luôn :D
     

Chia sẻ trang này