Biên Bản Họp Họp trưởng bộ phận dự án ngày 18/9/2016

Họp trưởng bộ phận dự án ngày 18/9

Thời gian: 21h00 - 22h00

Địa điểm: Skype


I. Thành viên tham dự:

Hoàng Vân - Trưởng dự án,

Lâm Thị Tú Anh - Trưởng ban Đánh máy 1 mình

Trần Duy - Trưởng ban soát lỗi chính tả,

Phan Đức Minh - Trưởng ban Wiki

Ngọc Thư - Trưởng ban truyền thông,

Nguyễn Chí Cường - Thư ký 2


II. Nội dung cuộc họp


1. Ban truyền thông : tổng quan về tình hình nhân sự, khó khăn, cách khắc phục và kế hoạch sắp tới

• Tổng quan về tình hình nhân sự : đa số cộng tác viên PR đã đi làm, một số ít là sinh viên hoặc đang kiếm việc sau tốt nghiệp nên không có nhiều thời gian tham gia hoạt động PR
  
  
• Khó khăn : 7/10 CTV bỏ cuộc sau 1 thời gian thử công việc, đa số CTV chưa vận dụng cách thức làm việc nhóm và làm việc trực tuyến.
  
  
• Khắc phục : nhắn tin thăm hỏi, giúp đỡ CTV , tiếp tục tuyển CTV PR
  
  
• Kế hoạch tăng cường PR nội bộ dự án:
  
  • Viết bài (1 tháng/lần) biểu dương, cảm ơn và tặng quà cho những CTV hoạt động tích cực.
    
    
  • Kết hợp với các team leader chia sẻ thông tin và hoạt náo FB nhóm CNV của dự án nhằm khích lệ tinh thần của CTV.
    
    
  • Tăng cường giới thiệu về dự án 1000QSV1TVB trên FB Fanpage TVE4U và các hội, nhóm khác trên mạng xã hội.

2. Ban Soát lỗi chính tả

• Tổng quan về tình hình nhân sự : CTV bỏ cuộc sau 1 thời gian cộng tác soát lỗi chính tả, tuy nhiên nhóm cũng chào đón nhiều CTV mới vào đầu tháng 9.
  
  
• Khó khăn : gói công việc quá lớn làm CTV dể nản chí, bỏ cuộc, nhiều CTV không phản hồi về tình hình công việc nên làm trì trệ các mục tiêu công việc đã đề ra.
  
  
• Khắc phục :
  
  • Nhắn tin thăm hỏi, trò chuyện với CTV, gửi thư cảm ơn sau khi mỗi gói công việc
    
    
  • Chia nhỏ gói công việc để giảm tải công việc cho các thành viên và nâng cao tỷ lệ hoàn thành các gói công việc
    
    
  • Tổ chức lại các cuộc họp online dành cho các leader trong ban Soát Lỗi.
    
    
  • Chia nhỏ thành viên trong team để dễ quản lý và trao đổi công việc.

3. Ban Đánh máy 1 mình

• Tổng quan về tình hình nhân sự : đang tạm dừng chờ các team khác upload lại file tài nguyên để CTV tải về đánh máy.
  
  
• Khó khăn : một số CTV đăng ký trước đây không ai phản hồi lại email phân chia gói công việc.
  
  
• Khắc phục : tập trung vào nguồn lực CTV đang hoạt động (còn rất ít), đợi khi nào file được upload lại thì mình sẽ báo cho các bạn ấy để tiếp tục công việc đánh máy.
  
  
• Một số thắc mắc như sau:
  
  • 1. Thời gian dự tính upload file lên lại?
    
    
  • Trước đây team Đánh máy 1 mình có hoàn thành mấy cuốn sách đã gởi cho bên soát lỗi chính tả. Nếu có vấn đề gì trong đợt mất file vừa rồi thì team Đánh máy 1 mình sẽ gửi lại bản đánh máy.

3. Ban đánh máy

• Chưa update thông tin.

4. Ban Wiki

• Trong thời gian qua toàn bộ dữ liệu của dự án đã bị 01 thành viên xóa vì vậy ban Wiki đang chia lại đầu sách và upload lại sách từ đầu.
  
  
• Luôn có phương án dự phòng để khắc phục tình trạng mất dữ liệu.

III. Đánh giá tình hình chung của dự án:

• Có khoảng 100 CTV tham gia hoạt động trên tổng số 600 người đăng ký tham gia dự án. CTV của team SLCT bỏ cuộc nhiều nhất
  
  
• CTV chưa thấy tầm quan trọng và sự tiến triển của dự án

• Leader chưa hoàn thành tốt vai trò quản lý nhân sự của mình, chưa làm việc đồng bộ.
  
  
• Dự án trì trệ một phần cũng do việc chọn lựa số hoá sách Đại Việt Quốc Âm Tự Vị và những quyển sách đầu tiên quá khó và chán nên dẫn đến tình trạng thành viên bỏ cuộc nhiều vì nản và ít hứng thú.
  
  
• Chưa phát triển được ban REVIEW

IV. Kế hoạch tiếp theo:

• Tiếp tục tri ân thành viên nhiệt tình trong toàn dự án
  
  
• Xây dựng lại bộ phận Review.
  
  
• Tiếp tục upload sách đã bị xóa lên google driver
  
  
• Tuyển thêm người cho bộ phận chọn đầu sách và bộ phận Hán Nôm.
  
  
• Tăng cường PR nội bộ.
  
  
• Xây dựng team chăm sóc thành viên của dự án.
  
  
• Tất cả các bộ phận lên kế hoạch kết nối thành viên để khắc phục những nhược điểm đã gặp trong thời gian qua.
  
  
• Bộ phận chọn đầu sách chọn những quyển sách dễ làm và hứng thú đầu tiên để cho mọi người làm quen dần với công việc.
  
  
• Xây dựng bảng tiêu chuẩn % sách các thể loại để bổ sung lượng sách phù hợp đầy đủ về văn hóa VN.
  
  
• Lên kế hoạch offline thành viên dự án vào 16.10.2016

 

Cảm ơn Thư Ký mới của dự án nha! Hia hia, cố gắng tích cực nhé

 

Cảm ơn Bạn đã chỉ. Mình không rành về việc này lắm.
Mọi người xài Google docs và khi đọc thấy là "xóa vĩnh viễn" và bị xóa do cố tình nên tụi mình cũng khó tìm đường khôi phục, hỏi nhiều người cũng không biết nên đành chọn cách upload lại từ đầu.
Rất là vất vả cho mấy bạn kỹ thuật.
Nếu có thể Bạn giúp chúng mình với nhé!
Cảm ơn Bạn rất nhiều.

 

@4DHN: đã sửa chữa sai lầm rồi anh, tuy vậy có người chơi xấu thì mình cũng đành chịu.

 

Hiềm khích cá nhân, em nghĩ vậy! Mà thôi, không sao, các leader đều có backup cả ạ, chỉ tội mất thời gian. Nếu lưu dữ liệu vào 2-3 chỗ thì đã chẳng nên chuyện!

 

Hi all:
1. Chuyện chia lại và upload dữ liệu đã sắp xong, mọi người đã bắt đầu làm việc trở lại và dữ liệu bị xóa trong tài khoản chính chứ không phải tất cả các tài khoản dự phòng.
2. BTC dự án không làm lớn chuyện này mọi người cần tôn trọng quyết định của BTC.
3. BTC dự án tự biết cần làm việc với thành viên dự án thế nào là phù hợp nhất, đừng mang hoa hồng đi so sánh với hoa huệ bởi hoa nào cũng đẹp và chúng khác nhau.

P/S: Khi nhắc đến chuyện này mình rất bực nhưng mình tự hỏi nếu vì chuyện này mà mình giận thì quá đề cao người đó rồi, quan trọng bây giờ là giải pháp và người thực hiện chứ không phải lý do. Vậy hén! Chuyện gì cũng có thể giải quyết, còn người là còn tất cả, còn những việc khác chỉ là thứ yếu.