Mời soát lỗi Cùng đọc - cùng chia sẻ Khó khăn và thách thức của Ban Soát Lỗi

Nhắc đến Ban Soát Lỗi, có lẽ nhiều người sẽ liên tưởng đến ngay một tập thể nghiêm túc, tỉ mỉ, cẩn thận và quan trọng nhất là sự kiên nhẫn cao độ. Thật vậy, để đảm bảo tính chính xác của từng câu, từng chữ, từng dấu chấm, dấu phẩy, các thành viên của Ban Soát Lỗi đã và đang phải đương đầu với nhiều khó khăn và thách thức trên con đường số hóa 1000 Quyển Sách Việt.

Các trưởng bộ phận chia sẻ sự khó khăn khi liên lạc với các thành viên trong nhóm, đầu tiên bằng email, rồi tin nhắn, rồi gọi điện mà vẫn chẳng nhận được hồi âm. “Mỗi tuần gửi một email thống kê, 1 tháng 1 email hỏi thăm mà cứ cảm tưởng như là đang thả ‘bom’ ấy, cũng hơi nản nhưng lại nghĩ còn những người đang nhiệt tình làm với mình, người ta cũng cần có thông tin để cập nhật thường xuyên. Và cũng sẽ có ngày người ta thấy phiền quá, reply lại. Nhưng tỉ lệ người mất liên lạc hồi âm lại rất ít, thường chắc được 1%, nhưng 1% ấy cũng rất đáng quý”. Theo thời gian, sự cố gắng và tâm huyết của Trưởng Ban Soát Lỗi cũng được đền đáp khi các thành viên hồi đáp email và trao đổi với bạn ấy nhiều hơn. Tuy nhiên, khi sự tương tác giữa các thành viên với nhau và các thành viên với trưởng bộ phận còn thấp, nhiều thành viên quá bận rộn hay cần sự giúp đỡ trong khâu soát lỗi, lại thiếu sự liên lạc với các trưởng bộ phận nên không thể tìm kiếm được sự giúp đỡ, khiến không chỉ công việc ứ đọng và không được hoàn thành theo đúng thời hạn, mà còn làm các bạn dễ nản.

Ước mong của các trưởng bộ phận Ban Soát Lỗi là các thành viên tăng sự tương tác và gắn kết nhiều hơn, hồi âm email báo cáo tình hình soát lỗi và phân công công việc. Lí tưởng nhất là các thành viên cố gắng tham gia trò chuyện, giống như việc các trưởng bộ phận thường xuyên liên lạc với nhau để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi. Một trưởng bộ phận chia sẻ: “Chúng mình thường xuyên nói chuyện với nhau qua Facebook, Hangouts - ứng dụng này tích hợp sẵn trên gmail. Vậy là vừa soạn email vừa tám được nghe. Từ đây rồi các vấn đề cá nhân, tâm sự, chia sẻ cũng nhiều hơn. Các thành viên thân nhau hơn. Rồi trở thành những người bạn tự khi nào không hay. Một vài thành viên trong nhóm đã tiến hành offline, đi ăn uống và nói chuyện”.

Ngoài khó khăn về việc liên lạc và gắn kết thành viên, các bạn trong Ban Soát Lỗi cũng chia sẻ về thách thức trong khâu soát lỗi, do sách cũ và mờ có khá nhiều. Ví dụ điển hình được nhắc đi nhắc lại mỗi cuộc họp của bộ phận đó là cuốn “Đại Nam Quấc Âm Tự Vị”. Khi soát lỗi những quyển sách như vậy, tiến độ diễn ra vô cùng chậm, dễ khiến các bạn bỏ cuộc vì sợ không thể đáp ứng được công việc. Nhưng “chậm mà chắc”, chất lượng hơn số lượng vẫn là sự lưu ý hàng đầu khi làm việc trong Ban Soát Lỗi. Những quyển sách càng khó lại càng cần sự giúp đỡ và chú ý của các thành viên, tỉ mẩn và chính xác hơn là vội vàng mà để sót nhiều lỗi.

Những khó khăn trong Ban Soát Lỗi có đang diễn ra trong Ban của bạn? Bạn có ý tưởng gì để khắc phục những thách thức kể trên và giúp công việc của Ban Soát Lỗi được dễ dàng và suôn sẻ hơn không?

 

Những vấn đề bạn nêu ra là bình thường thôi, cần một cái đầu lạnh khi làm leader. Dù cho bất kỳ tình huống nào cũng cần kiên trì, bình tĩnh không nóng vội. Một cuốn sách lớn hàng ngàn trang, có Hán Nôm hoàn thành sau 5-6 tháng là bình thường.

 

Có thực sự trải nghiệm thì mới thấy được vấn đề. Anh cũng từng đưa ra và tranh luận về vấn đề "chậm mà chắc" nhiều lần rồi. Rất tiếc là người được đối thoại không nghe và còn nói anh "bàn lùi" nên anh không hợp tác với người đó nữa (riêng trong dự án này), mà độc lập tác chiến cho khỏe, nhẹ đầu và chủ động.

 

Về vấn đề khó khăn khi nguồn sách bị mờ khó thấy, các bạn ở ba miền Bắc, Trung, Nam có thể cử một hoặc hai người làm đại diện để làm thẻ thư viện Quốc gia để tìm nguồn sách được dễ dàng và chủ động hơn không? Mình nghĩ những thư viện lớn thường có lưu trữ nhiều sách cũ và quý, nếu mượn về không được thì có thể chụp ảnh dần dần tại chỗ cũng được.

Còn về vấn đề liên lạc với các thành viên, mình nghĩ khi bắt tay vào làm thì nên có hỏi và đưa ra yêu cầu với cả hai bên, nếu mỗi bên thấy được thì bắt tay làm, còn nếu có khúc mắc gì thì thỏa thuận trước để công việc được suôn sẻ hơn. Ví dụ quy định trong thời hạn bao lâu thì giao lại file hoặc khi liên lạc mấy lần mà bên thành viên không hồi đáp thì sẽ ngưng liên lạc và chuyển giao công việc bạn ấy đang làm cho người khác, đồng thời cũng thông báo cho bạn ấy được biết rõ.

Mình nghĩ việc này là lâu dài nên thành viên rơi rụng dần là khó tránh khỏi nhưng để giữ và truyền lửa thì người đứng đầu cần cố gắng theo tới cùng.