Biên Bản Họp BIÊN BẢN HỌP TRƯỞNG BỘ PHẬN DỰ ÁN 18/11/2017

BIÊN BẢN HỌP TRƯỞNG BỘ PHẬN DỰ ÁN



Thời gian: 21h - 22h ngày 18/11/2017
Địa điểm: skype – tiếng Việt


THAM DỰ :

• Trưởng dự án: Hoàng Vân
• Trưởng bộ phận viết Review: Hồng Vân
• Trưởng bộ phận Truyền Thông (PR) : Linh Nguyễn
• Trưởng bộ phận Soát lỗi chính tả : Ngọc Thư
• Trưởng bộ phận Đánh máy : Xuân Hương
• Thư ký: Chí Cường

NỘI DUNG CUỘC HỌP :


1. BỘ PHẬN VIẾT BÀI REVIEW

• Tình hình hiện tại:
  • Chật vật do thành viên làm việc tiến độ thấp.
• Phương án:
  • Nhờ bộ phận truyền thông hỗ trợ kêu gọi thêm cộng tác viên.
  • Kêu gọi, nhờ vả những thành viên viết bài kỳ cựu trên diễn đàn tve-4u.org
  • Tìm cách tiếp cận viết review khác.

2. BỘ PHẬN HÁN NÔM

• Tình hình công việc:
  • Trưởng bộ phận bận nhiều công việc và bị hỏng phần cứng máy vi tính.
  • Trường bộ phận tập trung toàn bộ vào quyển Đại Nam Quốc Âm Tự Vị.

3. BỘ PHẬN PR

• Tình hình hiện tại:
• Đổi bạn Linh Nguyễn làm trưởng bộ phận mới.

• Cân nhắc việc chạy quảng cáo tuyển thành viên cho dự án.

• Tiến hành kêu gọi thành viên diễn đàn tham gia vào dự án.

• Trưởng bộ phận viết kế hoạch cụ thể để quảng bá cho dự án trước lần họp kế tiếp.

4. BỘ PHẬN BIÊN TẬP EBOOK:

• Trưởng bộ phận tạm nghỉ do vợ đẻ.

• Ngọc Thư và Chí Cường sẽ hỗ trợ biên tập.

5. BỘ PHẬN ĐÁNH MÁY

• Tình hình hiện tại:
  • Nhóm hoạt động ổn
    • Có 40 thành viên, chia thành 4 team, số lượng nhiều ít, tiến độ nhanh chậm đều có.
  • Cứ 10 bạn đăng ký chỉ có 5 bạn phản hồi và làm việc mặc dù đều đã được trưởng bộ phận gừi email chào mừng, và chia gói cho làm.
  • Có những bạn đánh máy khá nhanh và chỉ thích đánh một mình.

6. BỘ PHẬN SOÁT LỖI CHÍNH TẢ:

• Đón trưởng bộ phận mới là bạn Ngọc Thư, trưởng bộ phận cũ là bạn Thu Hiền sẽ đảm nhận leader 1 team trong bộ phận soát lỗi chính tả.

• Tình hình hiện tại:
  • Thống kê có 115 bạn, trong đó:
    • Có 42 thành viên đang hoạt động có thông tin rõ ràng ( đang làm việc team nào, đang soát quyển nào, tới đâu)
    • Có 30 thành viên do bạn Thu Hiền quản lý chưa chuyển giao kịp, Ngọc Thư đã gửi email và được 2 bạn trả lời.
    • Còn lại khoảng 39 bạn có thông tin đăng ký mà không có tham gia.
• Có trường hợp cộng tác viên tên Nhung được gửi 2 gói để soát sau đó trưởng bộ phận cũ không có thông tin thêm.

7. TRƯỞNG DỰ ÁN:

• Tuyển thêm được bạn Hương Huỳnh đảm nhận vai trò thư ký 1.
• Tuyển thêm bạn Linh Nguyễn làm trưởng bộ phận Truyền Thông. Trưởng bộ phận truyền thông hiện tại là Ngọc Thư chuyển sang làm trưởng bộ phận Soát lỗi chính tả.
• Lúc trước chưa có thời gian thường xuyên email hỏi thăm các thành viên của dự án. Bây giờ sẽ email hỏi thăm mỗi tháng 1 lần. Đồng thời email các thành viên tóm tắt hoạt động của bộ phận họ đang hoạt động.
• Gửi email đến những cộng tác viên đã ngừng hoạt động.
• Tặng các thành viên lâu năm của Dự án voucher Kentary 100k vnd.
• Liên hệ với bác Hoài Cổ, bắt đầu tìm sách quý và hiếm cho dự án.
• Liên hệ với 1 bạn ở Pháp vào thư viện quốc gia Pháp ở Paris, 2 bạn ở Tp HCM và Hà Nội vào các thư viện quốc gia để tìm những đầu sách quý, hiếm để số hóa.
• Tìm thêm một người có chuyên môn và kinh nghiệm cao để chọn ra tên sách để tìm.
• Đòi hỏi các trưởng bộ phận và thư ký phải có sổ tay làm việc trong tháng này.
• Hỗ trợ trưởng bộ phận truyền thông truyền thông cho dự án trên diễn đàn.

8. BỘ PHẬN THƯ KÝ:

• Bạn Thư ký 1 phụ trách toàn bộ dữ liệu của dự án từ đầu sách, các gói được chia, tiến độ cho tới số lượng thành viên tham gia và rời khỏi dự án mỗi tháng; viết email cho thành viên.
• Thư ký 2 ghi chú lại các hoạt động của các leader và Trưởng bộ phận, gửi email chào mừng thành viên và ghi biên bản họp.

 

Đọc câu này xong không nhịn được cười .

 

Ôi Thư thức khuya vậy? Đang tính hỏi thăm là sao chưa đi ngủ đó
Mà Tâm nghỉ phép 6 tháng luôn đó . Update tình hình như vậy cũng được

 

Vân đang cày deadline vật vã suốt 42h 'rầu', đang kéo lê kéo lê để cho xong để được đi ngủ, may có bài viết này của Cường mà cười lăn lộn, tiếp thêm sức mạnh mần 'ziệc' đó.
Hồi nãy còn mấy câu nữa, Vân sửa cho nó mềm mại hơn chút chớ không theo văn nói của Cường nhiều khi mấy bạn khác hiểu nhầm thì tèo.
Mà Cường tiến bộ quá chừng rồi, họp xong cái là có biên bản liền <3.

Nãy nhìn đồng hồ thấy gần 5h nên nghĩ là bên đó 0h , hình như Vân nhầm giờ của em Hương bên Austrailia thì phải

 

@Zhiqiang dễ thương ơi!
Khi nào có danh sách thành viên tham gia dự án từ đầu nè? Qua tuần được 2 ngày 'rầu' nha .