Biên Bản Họp Họp Online Team Truyền Thông 20.08.2016

BIÊN BẢN HỌP TEAM TRUYỀN THÔNG 20/8/2016​

Thành viên tham gia họp : Hoàng Vân (trưởng dự án), Ngọc Thư (trưởng ban PR), Thuỳ Linh (nhóm admin), cộng tác viên mới : Nhật Minh, Mạnh Duy.
Thời gian cuộc họp : lúc 22h20, kéo dài 1 tiếng 45 phút.


PHẦN 1: Tổng kết, đánh giá ưu - khuyết điểm các hoạt động PR giai đoạn từ tháng 6/2015 tới tháng 8/2016 và đưa phương án giải quyết.

Ưu điểm :

• Dự án truyền thông đã được lên kế hoạch rất kỹ lưỡng.
• Các kênh PR đã được tạo ra: Forum, Facebook, website.
• Các hoạt động đã được triển khai:

- 2 Newsletters,
- Nhật ký dự án (2 teams tham gia trên tổng số 8 teams),
- 1 Review book,
- Danh sách các mạng xã hội phục vụ cho việc tìm kiếm CTV,
- Cộng tác với tòa soạn để đăng tin về dự án : 1 bài viết trên SGTT
- Họp online + offline nội bộ PR, họp định kỳ với các team leader khác để báo cáo tiến độ công việc và theo dõi tiến triển hoạt động của các team khác.
​

Khuyết điểm và phương án giải quyết :

• Lưu trữ văn bản và thông tin trong nội bộ PR chưa được chú trọng.

→ Thống nhất cách tổng hợp và lưu trữ thông tin hoạt động nhóm trên giao diện Google drive.​

• Thiếu nhân lực và chưa có hoạt động đào tạo người kế nhiệm.

→ Bổ sung nhân lực (ít nhất 3 CTV PR), liên hệ với thành viên trước để chuyển giao công việc và tập làm việc trên giao diện Google drive (mô tả và thống kê công việc).​

• Hoạt động PR bị gián đoạn từ tháng 12/2015 đến nay vì lý do nhân sự.

→ Tiếp tục triển khai và làm tốt các hoạt động đề ra trước đây, chú trọng làm tốt truyền thông nội bộ.​

PHẦN 2 : Tổ chức nhân sự

• PR : quản lý hoạt động PR. Người phụ trách : Ngọc Thư

• PR1 (website) : Tiếp tục theo dõi tiến độ xây dựng website. Người phụ trách : Hương Đinh.
  
  
• PR2 (admin) :

- Đăng các tin bài PR, hoạt động nội bộ team PR lên các kênh truyền thông : Facebook fanpage, Facebook CTV thiện nguyện, Forum. (Lưu ý : các thông tin phải được update song song giữa các kênh PR). Người phụ trách : Thuỳ Linh, Ngọc Thư.

- Tổng hợp thông tin và viết Newsletter 1 tháng 1 lần. Người phụ trách : Nhật Minh, Ngọc Thư.

- Liên hệ thường xuyên với các team leader để thu thập thông tin hoạt động, đăng tin bài tìm CTV cho các nhóm. Người phụ trách : Nhật Minh.​

• PR3 (nội dung) : Người phụ trách : Mạnh Duy, Thuỳ Linh, Nhật Minh.

- Tiếp tục lên ý tưởng, viết nội dung, tìm thông tin để phát triển Facebook fanpage và forum.

- Theo dõi hoạt động forum (bình luận, góp ý, đề nghị, trao đổi của các thành viên) nhằm mục đích thu thập ý tưởng PR.

- Tìm kiếm thông tin, các trang web hoặc mạng xã hội nước ngoài về sách và vấn đề số hoá sách.

- Lên ý tưởng SEO, Review book, tìm CTV viết bài cho website.
​

PHẦN 3 : Kế hoạch hoạt động tháng 8 - 9

• Đăng tin tìm CTV cho team SOÁT LỖI và team HÁN NÔM.
  
  
• Tìm thêm CTV PR.
  
  
• Lên lịch và viết bài biểu dương : (1) thành viên hoạt động tích cực, (2) thành viên mới, (3) thành viên gắn bó lâu dài với dự án.
  
  
• Add FB của các thành viên dự án.
  
  
• Lên lịch họp nội bộ PR dựa trên lịch họp định kỳ giữa các trưởng bộ phận.
  
  
• Thiết kế lại Newsletter.
  
  
• Thiết kế Mind Map những công việc cơ bản nhất của nhóm PR.
  
  
• Mở thêm các mạng xã hội khác như zalo, google + , twitter.
  
  
• Tập hợp số liệu Google Analytic, FB Analytic.

Cám ơn các thành viên đã tham gia họp và đóng góp ý kiến.

Trân trọng,

Ngọc Thư
Team leader PR
pr@Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link

 

Cám ơn lời ₫ộng viên của leader nhé, team PR sẽ cố gắng hết sức