Biên Bản Họp HỌP TRƯỞNG BỘ PHẬN 26/8/2017

BIÊN BẢN HỌP TRƯỞNG BỘ PHẬN DỰ ÁN

26/8/2017​

THAM DỰ :

• Trưởng dự án: Hoàng Vân
• Trưởng bộ phận Truyền Thông (PR) : Ngọc Thư
• Trưởng bộ phận Đánh máy: Xuân Hương
• Trưởng bộ phận Soát Lỗi Chính Tả (SLCT) : Thu Hiền
• Thư ký: Chí Cường

NỘI DUNG CUỘC HỌP : CÁCH THỨC QUẢN LÝ VÀ TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC GIỮA CÁC TRƯỞNG BỘ PHẬN (BP)

1. Quy về một mối các công cụ quản lý và trao đổi thông tin về công việc

• Kho sách Drobpox của bác TDChâu
  
  
• DRIVE Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link update 8/8/2017
  • Các trưởng BP có liên quan phải đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin về sách đang tiến hành của nhóm ngay trên danh sách này.
    
  • danh sách này cũng được share trực tiếp trên TVE4U nên thông tin phải rõ ràng và đầy đủ.

• DRIVE DỰ ÁN EBOOK : Kho sách làm việc của các trưởng BP
  • Các team leader có liên quan phải đảm bảo cập nhật đầy đủ các file về sách mà nhóm mình đang tiến hành trước khi bàn giao gói cho công đoạn tiếp theo : pdf gốc, pdf chia gói, word (đánh máy, SLCT)

• DRIVE Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link
  • Nơi câp nhật thông tin tiến độ SLCT, đánh máy, biên tập Hán Nôm.
    
  • Bộ phận SLCT và Đánh máy ghi chú thông tin về đầu sách và các gói 10 trang cần phải biên tập ngôn ngữ như : Hán Nôm, tiếng Pháp, hiệu đính từ khó...

• DRIVE Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link
  • Thông tin thành viên đăng ký từ biểu mẫu sẽ được cập nhật vào table excel danh sách tổng và được cập nhật vào từng table excel riêng của các bộ phận theo nguyện vọng ưu tiên nhóm tham gia của thành viên.
    
  • Trưởng BP cập nhật thông tin và tình hình hoạt động của thành viên ngay trên table excel riêng trong drive danh sách này.

2. Cách thức đăng ký tham gia dự án và phân nhóm​

• Thay đổi cách thức đăng ký nhóm tham gia trên Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link : thay đổi định dạng của biểu mẫu để người đăng ký chỉ chọn nhiều nhất là 2 bộ phận để tham gia (chứ không đánh dấu vào các ô chọn lựa như trước), nhóm được lựa chọn đầu tiên sẽ được hiểu là nhóm ưu tiên tham gia.
  
  
• Sau khi thông tin của thành viên được lưu lại trên biểu mẫu đăng ký, thư ký phân nhóm theo đăng ký qua "danh sách tổng", gửi mail chào mừng thành viên và cập nhật thông tin trực tiếp cho trưởng BP để email trao đổi ngay về công việc.
  
  
• Những ai đăng ký tham gia mà không thông qua biểu mẫu cũng sẽ được trưởng BP trao đổi ngay về công việc và thông báo sau cho thư ký để cập nhật thông tin vào danh sách tổng.
  
  
• Các trưởng BP cập nhật tình hình hoạt động của thành viên ít nhất 3 tháng 1 lần.
  
  
• Các trưởng BP và thư ký khi gửi email "chéo" BP cần CC cho trưởng dự án biết.

BỘ PHẬN CHỌN ĐẦU SÁCH

1. Thống nhất Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link như về thể loại đầu sách, các sách quý (cũ, cổ), có thời gian xuất bản từ 1975 trở về trước và chưa có ebook, ...
   
   
2. Cập nhật thông tin về sách đã chọn vào Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link :

• Đảm bảo các thông tin cơ bản như số thứ tự đầu sách, tên sách, tác giả, thể loại, số trang, nơi xuất bản.
• Thông tin về các loại ngôn ngữ được sử dụng trong sách : Hán Nôm, Pháp, Quốc ngữ, Tiếng Việt, ...
• Các ghi chú khác nếu cần thiết về hiện trạng sách như bản scan hoặc chụp hình không rõ, chữ khó đọc...

BỘ PHẬN KỸ THUẬT FILE SÁCH

Nhận thông tin từ BP chọn đầu sách và tiến hành :

• Tải sách + chia gói PDF 10 trang (bắt đầu từ trang bìa của sách) + định dạng tên gói.

Ví dụ định dạng tên PDF sách gốc :
STT sách.Tên sách → 0001.Đại Nam Quấc Âm Tự Vị
STT sách.STTtập.Tên sách
→ 0001.01.Thượng Văn chi tập-tập 1.pdf​

Ví dụ định dạng tên PDF chia gói :
STT sách.STTtập.STT gói.Tên sách
→ 0001.01.001.Thượng Văn chi tập-tập 1.pdf​

• Tạo folder theo định dạng tên như bên trên và tải vào drive kho sách DỰ ÁN EBOOK.
• Đảm bảo đầy đủ các file (PDF gốc, PDF chia gói) khi bàn giao cho bộ phận đánh máy.
• Xoá các link sách của dự án 1000 trên wiki của TVE-4U để tránh gây nhầm lẫn cho các thành viên.

BỘ PHẬN ĐÁNH MÁY

1. Giúp xác định các gói cần biên tập chữ Hán Nôm hoặc tiếng Pháp bằng cách kêu gọi thành viên :

• Ghi chú ngay trên tên của từng gói, ví dụ : 0010.005.type done (H-N).docx
• Làm nổi bật trong văn bản bằng cách tô màu đỏ những nơi cần được biên tập chữ Hán Nôm hoặc tiếng Pháp.
• Cập nhật thông tin các gói cần biên tập ngôn ngữ lên drive Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link

2. Quản lý nhóm thành viên đánh máy một mình​

3. Đảm bảo đầy đủ các file (PDF gốc, PDF chia gói, word đánh máy) khi bàn giao cho bộ phận SLCT.​

4. Trao đổi với trưởng bộ phận SLCT về cách thức các thành viên trong nhóm đánh máy tham gia SLCT sách lần 1 (nếu có).​

BỘ PHẬN SOÁT LỖI CHÍNH TẢ

1. Giúp xác định các gói cần biên tập chữ Hán Nôm hoặc tiếng Pháp bằng cách kêu gọi thành viên :​

• Ghi chú ngay trên tên của từng gói, ví dụ : 0010.005.type done (H-N).docx
• Làm nổi bật trong văn bản bằng cách tô màu đỏ những nơi cần được biên tập chữ Hán Nôm hoặc tiếng Pháp.
• Cập nhật thông tin các gói cần biên tập ngôn ngữ lên drive Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link.

2. Trưởng BP sắp xếp và chia sẻ công việc với phó BP để đảm bảo không làm mất thời gian và nhiệt tình của thành viên.​

3. Ưu tiên hoàn thành SLCT các sách :​

• Cần phải biên tập Hán Nôm, tiếng Pháp để bàn giao sớm cho bộ phận Hán Nôm và các thành viên biết tiếng Pháp.
• Đã soát lần 1.
• Những sách ngắn, dễ, thu hút thành viên.

4. Xem xét nhu cầu chọn sách để SLCT của các thành viên (nhất là các thàhh viên mới)​

5. Cập nhật các gói đã sửa lên drive DỰ ÁN EBOOK.​

6. Hoàn thành ít nhất 4, 5 quyển từ ngày 27/8/2017 đến 31/12/2017

7. Chọn các thành viên kỳ cựu để quản lý các đầu sách SLCT

8. Update văn bản word những lưu ý khi SLCT lên TVE4U
​

BỘ PHẬN HÁN NÔM

Cập nhật thông tin từ danh sách Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link và tiến hành phân công đánh máy hoặc biên tập Hán Nôm cho các thành viên.​

BỘ PHẬN PR

1. Tuyển thêm thành viên cho bộ phận Hán Nôm, SLCT và đánh máy.
   
   
2. Tiếp tục hoạt động biểu dương thành viên tích cực trong tháng.
   
   
3. Cập nhật thông tin tiến triển dự án cho các mạnh thường quân.
   
   
4. PR nội bộ trên group FB dự án.

SLCT QUẤC ÂM TỰ VỊ

1. Ưu tiên soát các gói có file hình chụp rõ chữ (từ gói 017 trở đi).
2. Kêu gọi thành viên​

• Giúp xác định nơi trong văn bản cần đánh máy hoặc biên tập chữ Hán Nôm bằng cách tô đỏ làm nổi bật nơi đó.
• Giúp xác định các từ không xác định rõ (do chất lượng bản pdf) bằng cách tô vàng làm nổi bật chữ đó.

3. Gửi các gói cần biên tập chữ Hán Nôm cho thành viên mà không cần đợi soát xong lần 2.
4. Gửi kèm drive word trong từng gói ghi chú các trường hợp cần lưu ý và phân biệt khi soát.


​

 

Ahihihi.
Thư ký hôm nay tiến bộ ghê nhen.
Phát huy nhé.
Nhớ bổ sung thông tin thành viên nhiệt tình của tháng giúp chị sớm.