Hướng dẫn Một số thủ thuật trong Microsoft Word

Ở topic này tôi sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm về MS word để có thể làm tăng tốc độ xử lý văn bản trong MS Word 2010. Hôm nay sẽ chia sẻ 1 vấn đề, khi nào rảnh sẽ tiếp tục các vấn đề khác.

********

Tắt chế độ Automatic bulleted lists và chế độ Automatic numbered lists



Nếu bạn đánh văn bản mà gặp trường hợp bị gạch đầu dòng và đánh số tự động (như hình phía trên) mà muốn bỏ chế độ đó đi thì làm như sau:

1. Vào thẻ File rồi chọn Options:



Chọn Proofing rồi AutoCorrect Options


Trong bảng AutoCorrect bỏ dấu tích ở Automatic bulleted lists nếu bạn không muốn gạch đầu dòng tự động và Automatic numbered lists nếu bạn không muốn đánh số tự động. Sau đó bấm OK, rồi OK ở bảng tiếp theo để lưu lại chế độ soạn thảo này.



Có thể vấn đề này với một số bạn là rất bình thường, nhưng nhiều người chưa biết. Hôm rồi, có bạn hỏi tôi, tôi cũng bí vì trước đây quen dùng giao diện MS Word 2003. Sau rồi phải nhờ bác Gúc mới biết cách, vì thế ghi lại bằng bài viết này để tiện tra cứu.

 

Lệnh Find and Replace và ứng dụng


Phím tắt: Ctrl+H

Tìm một chữ cái bất kỳ ở ô Find nhập ^$

Một số bất kỳ: ^#

Ký tự bất kỳ: ^?

Khoảng trắng: ^w

Xuống dòng (lệnh Enter): ^p

Ngắt chương (Ctrl+Enter): ^m

Hình ảnh: ^g

Footnote: ^f

Endnote: ^e

Tìm heading: Ở thẻ Find and Replace bấm More để mở rộng cửa sổ rồi để con trỏ trong ô Find rồi bấm Format/Style/Heading 1 (2,3…)/OK, ô Find không nhập bất kỳ cái gì.

Tìm một ký tự bất kỳ có một định dạng xác định: cỡ chữ, font chữ, màu… thì ô Find không nhập gì, để con trỏ trong ô Find rồi Format/Font/ rồi chọn định dạng bạn muốn tìm.

…

Những cái nói trên ở ô Replace có thể cũng tương tự.


Một số ứng dụng:

- Làm heading: Nếu tiêu đề có dạng Chương 1, 2, 3… thì ở ô Find nhập Chương ^#, ở ô Replace không nhập gì chọn Heading 1 rồi bấm Replace All là xong Heading 1.

- Căn hình ảnh vào giữa: ô Find nhập ^g, ô Replace không nhập gì chọn Center hoặc bấm Ctrl+E rồi bấm replace All

- Sửa lỗi, ví dụ trường hợp văn bản có vần oà, oá, bạn muốn sửa thành òa, óa thì ô Find nhập oá, ô Replace nhập óa rồi bấm Replace All. Do việc xuất hiện lỗi kiểu óan, óach, óat, cần làm thêm một bước nữa: ở ô Find nhập óa^$ rồi bấm Find/Find In/Main Doccument nó sẽ highlight tất cả các vần óan, óac, óat, rồi tô màu cho các cụm đó, ví dụ màu tím. Tiếp theo, ở ô Find nhập óa, rồi Format/Font/chọn màu tím, ô Replace nhập oá bấm Replace All là xong.

- Sửa lỗi, ví dụ: cái gạch đầu dòng bị dính vào chữ, bạn muốn nó cách chữ 1 khoảng trống, thì ở ô Find nhập ^p-, ô Replace nhập ^p- và một khoảng trống (khoảng trống này có thể thay bằng ^w), rồi bấm Replace All, do có những chỗ dấu gạch đầu dòng đã cách chữ một khoảng trống từ trước, do đó ở những chỗ đó cái gạch đầu dòng sẽ cách chữ 2 khoảng trống, nên ở ô Find nhập 2 khoảng trống, ô Replace nhập 1 khoảng trống, rồi bấm Replace All là xong.

- Văn bản có những chỗ có nhiều dòng trống (lệnh Enter), và trong các dòng trống đó lại có nhiều khoảng trống và bạn muốn văn bản không có dòng trống thì, đầu tiên phải loại bỏ các khoảng trống trong các dòng bằng cách ở ô Find nhập ^p và 1 khoảng trống, ô Replace nhập ^p rồi bấm Replace All cứ làm thế đến khi nào hết. Rồi ở ô Find, nhập ^p^p, ô Replace nhập ^p bấm Replace All là xong. Nếu bạn muốn sau mỗi đoạn có 1 khoảng trống thì ở ô Find nhập ^p, ô Replace nhập ^p^p rồi bấm Replace All là xong.

- Định dạng một cụm từ xác định, ô Find nhập cụm từ đó, ô Replace không nhập gì, và chọn định dạng mà bạn muốn ví dụ chữ nghiêng (để con trỏ trong ô Replace rồi bấm Ctrl+I), rồi bấm Replace All.

<Tạm dừng>

 

Giữ định dạng file word khi copy sang Notepad

Thủ thuật này dùng khi sửa chữa lỗi file word do phần mềm ABBYY tạo khi nhận dạng file ảnh hoặc file scan. Khi đó trong file word sẽ có những text box và một số hình ảnh bị sót lại, và nhiều khi có định dạng khá khó chịu. Chỉ có cách là phá định dạng đó và cách phá dễ nhất là copy file word đó sang Notpad rồi copy trở lại word (nên copy vào 1 trang word mới mở để có được định dạng mặc định của word). Nhưng khi đó các định dạng như chữ nghiêng, chữ đậm mà ABBYY đã lấy được từ sách in sẽ mất. Thủ thuật sau sẽ đảm bảo giữ lại được các định dạng đó. Thủ thuật này do bạn @tamchec tìm ra vì vậy tôi sẽ quote nguyên văn:

Lưu ý: Đây là áp dụng cho chữ nghiêng, nếu cho chữ đậm thì thay từ italic bằng từ bold.

 

Hướng dẫn kiểm tra chính tả tiếng Việt cho Microsoft Word:

Bước 1: Download Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link (Dựa trên từ điển tiếng Việt của tác giả Hồ Ngọc Đức).

Bước 2: Chép file vừa tải phía trên vào thư mục (copy và paste đường dẫn sau lên thanh address của Explorer):
%USERPROFILE%\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

Bước 3: Tùy chỉnh trong MS Word:
File > Options > Proofing: Tùy chỉnh lại như sau:

3.1 Chọn Check spelling as you type.

3.2 Chọn Custom Dictionaries...

3.2.1 Chọn Add > Vietnamese > Open

3.2.2 Chọn Vietnamese.dic > Change Default > OK > OK



Bước 4: Kết quả trong MS Word:



Các bạn chọn từ sai chính tả và sử dụng lệnh Find and Replace (Ctrl + H):



Tham khảo: hanhtrinhtuoitre.com

 

Tôi làm theo hướng dẫn, nhưng không được, word ra thông báo như này, Không biết thiếu cái gì?

 

Sửa lỗi ngắt dòng không đúng chỗ

Những trường hợp sau có thể là không đúng:

1. Cuối dòng là một chữ cái

2. Cuối dòng là một chữ số

3. Cuối dòng là một dấu ,

4. Cuối dòng là một dấu ;

5. Cuối dòng là một dấu )

6. Cuối dòng là một dấu “

…

Dùng lệnh Find and Replace (Ctrl+H) để làm.

Đầu tiên cần loại bỏ hết những khoảng trắng ở cuối các dòng bằng cách ô Find nhập một khoảng trắng và ^p (hoặc ^w^p), ô Replace nhập ^p rồi bấm Relace All.

- Trường hợp “1.” nhập vào ô Find ^$^p . Trường hợp “2.” nhập ^#^p trường hợp “6.” nhập vào ô Find “^p , rồi bấm Find In/Main Doccument nó sẽ highlight tất cả các ký tự cuối dòng, tô mầu cho nó, ví dụ màu tím. Do các tiêu đề chương (heading) cũng bị tô, do đó cần tô màu lại các heading cho khác với màu vừa tô: Ô Find tìm Heading 1 hoặc Heading 2… (xem ở post #2). Sau đó ở ô Find nhập ^p và chọn định dạng của nó là màu tím: More/Format Font/ Color (chọn tím). Ô Replace nhập một khoảng trắng rồi bấm Replace All là xong.

- Trường hợp “3.”, Find nhập ,^p ô Replace nhập ,^w rồi bấm Replace nó sẽ nhảy đến dấu , ở cuối đoạn ngắt dòng tiếp theo, nếu đúng là lỗi thì bấm Replace, nếu không đúng (trong trường hợp cuối câu thơ chẳng hạn) thì bấm Find Next … cứ làm vậy đến hết. Trường hợp “4.” và “5.” làm tương tự.

(Vì quá muộn rồi nên tôi viết tạm thế này, nếu ai không hiểu thì cứ nói, tôi sẽ bổ sung hình minh họa cho dễ hiểu hơn).

P.S Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link cho vui.

 

Bạn nhập sai ở ô Find, đúng ra là (<*>) thì bạn lại nhập <*>. Ở ô Replace không cần để định dạng Italic nhé, để thì cũng không sao, nhưng là không cần thiết.

 

Liên kết các file word nhỏ thành 1 file word lớn

Đầu tiên bạn cần để các file đó vào 1 folder và rename sao cho các file xắp xếp theo đúng thứ tự, rồi mở 1 file word mới và làm theo 2 bước:

1. Insert/Object/Text from files:


2. Dẫn đến folder chứa các file và bấm Ctrl+A để chọn tất cả rồi bấm Insert là xong.

 

Một số phím tắt thông dụng

Phím tắt Tác dụng

• Ctrl+1 Giãn dòng đơn (1)

• Ctrl+2 Giãn dòng đôi (2)

• Ctrl+5 Giãn dòng 1,5

• Ctrl+0 (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn

• Ctrl+L Căn dòng trái

• Ctrl+E Căn dòng giữa

• Ctrl+J Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề

• Ctrl+N Tạo file mới

• Ctrl+O Mở file đã có

• Ctrl+S Lưu nội dung file

• Ctrl+P In ấn file

• F12 Lưu tài liệu với tên khác

• F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh

• Ctrl+X Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen)

• Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung đã chọn

• Ctrl+V Dán tài liệu

• Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm

• Ctrl+Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z)

• Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động

• Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ

• Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ

• Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ

• Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm

• Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng

• Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn

• Ctrl+M Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)

• Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab

• Ctrl+T Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab

• Ctrl+Shift+T Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 tab

• Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file

• Ctrl+F Tìm kiếm ký tự

• Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số

• Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế ký tự

• Ctrl+K Tạo liên kết (link)

• Ctrl+] Tăng 1 cỡ chữ

• Ctrl+[ Giảm 1 cỡ chữ

• Ctrl+W Đóng file

• Ctrl+Q Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab)

• Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ

• Ctrl+Shift+< Giảm 2 cỡ chữ

• Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước khi in

• Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window

• Ctrl+¿ (enter) Ngắt trang

• Ctrl+Home Về đầu file

• Ctrl+End Về cuối file

• Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc

• Start+D Chuyển ra màn hình Desktop

• Start+E Mở cửa sổ Internet Explore, My computer

• Ctrl+Alt+O Cửa sổ MS word ở dạng Outline

• Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word ở dạng Normal

• Ctrl+Alt+P Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout

• Ctrl+Alt+L Đánh số và ký tự tự động

• Ctrl+Alt+F Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang

• Ctrl+Alt+D Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó

• Ctrl+Alt+M Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích

• F4 Lặp lại lệnh vừa làm

• Ctrl+Alt+1 Tạo heading 1

• Ctrl+Alt+2 Tạo heading 2

• Ctrl+Alt+3 Tạo heading 3

• Alt+F8 Mở hộp thoại Macro

• Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2)

• Ctrl++ Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2)

• Ctrl+Space (dấu cách) Trở về định dạng font chữ mặc định

• Esc Bỏ qua các hộp thoại

• Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển)

• Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom)

• Alt+F5 Thu nhỏ màn hình

• Alt+Print Screen Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình

• Print Screen Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị

• Ngoài ra để sử dụng thanh Menu bạn có thể kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân cũng sẽ xử lý văn bản cũng rất nhanh chóng, hiệu quả không kém gì tổ hợp phím tắt ở trên

• Hy vọng rằng với bảng phím tắt này, bạn sẽ thao tác nhanh hơn đối với văn bản mà không gặp phải khó khăn gì!

• Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...

• Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.

• Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.

• Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.

• Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.

• Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.

• Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™

 

Confirm làm theo cách của bạn @tamchec thì cuối cùng cũng ra. Tuy nhiên, nhìn cái output thì bị duplicate như sau:
Nếu input là cả đoạn chữ nghiêng thì output thành: italic1chữ italic2 italic1nghiêng italic2 --> tương ứng với từng chữ thì bì wrapper.

Minh mới tìm ra là nếu search thông thường và format là italic, trong phần replace thì thay đoạn này: italic1^&italic2 --> thì nó sẽ ra: italic1chữ nghiêng italic2.
Nói chung là dễ nhìn hơn hẳn.
Mình đính kèm ảnh để các bạn tham khảo.

 

Ui, tôi cũng chẳng biết nó hợp với phiên bản nào bác ạ, tôi đang dùng Word 2016 rồi, mà chưa thấy khúc mắc gì cả. Duy nhất thì thấy từ Word 2010 trở lên thì lệnh tìm kiếm nó phân biệt rõ Ctrl+H và Ctrl+F.

Bác cứ dùng đi, không bổ ngang thì cũng bổ dọc.

 

Xin lỗi bác Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link vì không nói rõ version của tôi là Word2010. Cũng vì mới làm được theo mấy cái tip của các bác ở trên nên vui quá mà quên mất chỉ rõ ra.
Riêng với bản Word 2010 của tôi, khi muốn phục hồi thì phải chọn các option sau trong dialog Search/Replace:
Ô search: (italic1) (*) (italic2)
Ô replace: \2 và chọn Format Italic (bằng cách nhấn Ctrl+I khi ở ô này)
Lưu ý: Check vào option "Use Wildcards".
Tôi attached luôn cái image ở đây cho mọi người tham khảo.


Ah. Ở link sau có giải thích vì sao chon \2 mà không phải là \1.
Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để xem link

 

Mình xin phép bạn @tamchec và bạn @lemontree123 tổng hợp lại thành một bài:

Xử lý sau khi OCR​

1. Nhấn Cltr+H
2. Đặt con trỏ ở ô Find what (ô này trống) và nhấn Ctrl+I
3. Ở ô Replace with điền: italic1^&italic2
4. Không chọn ở ô Use wildcards
5. Nhấn Replace All


6. Nhấn Cltr+H
7. Đặt con trỏ ở ô Find what (ô này trống) và nhấn Ctrl+B
8. Ở ô Replace with điền: bold1^&bold2
9. Không chọn ở ô Use wildcards
10. Nhấn Replace All


11. Chọn tất cả, copy và paste ra Notepad++/Notepad
12. Chọn tất cả, copy và paste từ Notepad++/Notepad vào Word (mở trang mới)

13. Nhấn Cltr+H
14. Ở ô Find what điền: (italic1)(*)(italic2)
15. Ở ô Replace with điền: \2 và nhấn Ctrl+I
16. Chọn ở ô Use wildcards
17. Nhấn Replace All


18. Nhấn Cltr+H
19. Ở ô Find what điền: (bold1)(*)(bold2)
20. Ở ô Replace with điền: \2 và nhấn Ctrl+B
21. Chọn ở ô Use wildcards
22. Nhấn Replace All


Các bạn triển khai dự án trên Wiki nên thực hiện thao tác này. Tùy trường hợp mà có thể thực hiện một hoặc cả hai bước (giữ in đậm, in nghiêng). Ví dụ: sau khi OCR mà được text toàn in đậm thì không cần giữ in đậm.
@Lười Đọc Sách, @rito_1522,...

 

Chức năng history trong Word 2016: sau khi mở tài liệu, sẽ có nút như hình vẽ, nhấn vào sẽ nhảy đến vị trí tài liệu dừng lại lần trước.

 

Còn cái nút share bên góc cũng hữu ích phết đại ca ơi.

 

Anh chị em cho mình hỏi chút, mình có một văn bản khá dài, mà nó có nhiều câu không hiểu sao lại bị thụt đầu dòng sang bên phải. Như thế này:

"Công cuộc đổi mới giáo dục phổ thông lần này đặt ra cho các trường đạo tạo giáo viên, trong đó có giáo viên Lịch sử yêu cầu, nhiệm vụ cấp bách, đó là phải lập tức triển khai đổi mới chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy, phương pháp kiểm tra, đánh giá ngay từ năm học 2015 - 2016 này."​

Nhiều chỗ câu cuối tự dưng nó bị căn sang bên phải.
Mình muốn sửa mấy chỗ đó mà giờ tìm thủ công từng đoạn thì lâu quá, có cách nào sửa luôn một lần, hoặc cách nào tìm nhanh mấy đoạn đó để sửa không nhỉ?

 

Chọn tất cả văn bản hoặc chọn đoạn mình cần rồi bấm chuột phải, chọn Paragraph rồi chọn các thông số như sau, rồi bấm OK. Sau đó thì căn cả hai bên lề cho đẹp.


P.S Đề nghị @Rafa chỉnh cho hình post lên vừa hết trang, để như hiện tại nhỏ quá.

Tạm thời để xem được hình lớn thì bấm chuột phải vào hình rồi chọn Xem ảnh.